Beim Quadrat der Nachricht geht es darum zu erkennen, dass es bei jeder Nachricht 4 Inhalte gibt, während diese 4 Inhalte auf 4 verschiedene Art und Weisen gehört werden können. Um die Beteiligten benennen zu können, spricht Schulz von Thun bei der Person, die diese Aussage tätigt vom SENDER und der Person, die diese Nachricht hört vom EMPFÄNGER.
Der Sender äußert eine Aussage nach folgenden 4 Aspekten. Den Sachinhalt, der Selbstkundgabe, dem Beziehungshinweis und dem Appell. Beim Empfänger kommen diese Aspekte wiederum mit 4 "Ohren" an. Dem Sachohr, dem Selbstkundgabe-Ohr, dem Beziehungsohr und dem Appellohr. Sowohl der Sender, als auch der Empfänger gewichten und deuten deren 4 Aspekte bzw. 4 Ohren völlig unterschiedlich.
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Der Sachinhalt enthält Daten, Fakten, Zahlen, also Infos über die Vorgänge. Über die Selbstkundgabe teilt der Sender bewusst, oder unbewusst etwas über sich selbst, also über seine Persönlichkeit und über seine aktuelle Befindlichkeit, mit. Beim Beziehungshinweis gibt der Sender zu erkennen, wie dieser zum Empfänger steht und was er von ihm hält. Über den Appell versucht der Sender aktiv in eine bestimmte Richtung Einfluss zu nehmen.
Dem gegenüber steht der Empfänger mit seinen 4 "Ohren", der diese Aspekte ebenfalls unterschiedlich aufnehmen kann. Das Sachohr versucht den Sachinhalt zu verstehen. Mit dem Selbstkundgabe-Ohr versucht der Empfänger zu verstehen, was sich hinter der Nachricht verbirgt, also welche Gefühle und Emotionen stecken vom Sender hinter der Nachricht - welche Motive sind hinter der Nachricht verborgen. Beim Beziehungsohr nimmt der Empfänger auf, was der Sender von ihm zu halten scheint, während das Appellohr eine direkte Aufforderung aus der Nachricht hört.
Durch die Gewichtung der Aspekte und Ohren können sich unterschiedliche Komplikationen in der Kommunikation ergeben. Das was der Sender meint und das was er sagt, ist nur diesem selbst bekannt - und das auch nicht immer! Hier liegt der Grund für die Missverständnisse.
Zum Beispiel kann ein Empfänger, der mit seinem stark ausgeprägten und negativ behafteten Beziehungsohr, in jeder Nachricht, Kritik hören, die nicht gesendet wurde. Auch kann ein stark ausgeprägtes Appellohr dazu führen, dass der Empfänger hinter jeder Nachricht eine Aufforderung zum Handeln hört, obwohl der Sender dies gar nicht beabsichtigt hat.
Andererseits kann ein Appell beim Empfänger nicht ankommen, wenn der Sender diesen nicht klar und deutlich kommuniziert. Weiter kann beim Sender ein negativer Beziehungshinweis mitschwingen, obwohl ihm das gar nicht bewusst ist. Usw., usw., usw.,…
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